Datenschutz.

1. Verantwortlichkeit und Kontakt

Verantwortlich ist Lerchster Maschinen e.U., Inhaber Simon Lerchster. Diese Chronos-Instanz wird zunächst ausschließlich für die eigene Personal- und Arbeitszeitverwaltung von Lerchster Maschinen genutzt. Das Unternehmen legt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung fest. Konto- und Mitarbeiterstammdaten stammen aus der eigenen Personalverwaltung; Arbeitszeit- und Abwesenheitseinträge werden von den Beschäftigten oder berechtigten Verwaltungspersonen erfasst. Eine Nutzung für andere Unternehmen ist von diesem derzeitigen Umfang nicht umfasst.

Lerchster Maschinen e.U.
Kirchengasse 68
9020 Klagenfurt
Österreich
Datenschutzkontakt: chronos@lerchster.tech

2. Welche Daten verarbeitet werden

• Konto und Stammdaten: E-Mail-Adresse, Benutzer- und Mitarbeiterkennung, Name, Mandant, Rolle, Mitarbeiterzuordnung und die vom Unternehmen hinterlegten Beschäftigungs- und Arbeitszeitmodelldaten. Namen und Stammdaten werden über die Verwaltung gepflegt und in der App angezeigt.
• Arbeitszeit und Projekte: Beginn und Ende, Pausen, Korrekturen, Projektzuordnungen, Tätigkeiten, Notizen, Zeitkonten und Monatsabschlüsse.
• Abwesenheiten: Typ, Zeitraum, Status und gegebenenfalls eine Notiz. Eine als Krankenstand erfasste Abwesenheit enthält Gesundheitsdaten. Bitte keine Diagnose oder medizinischen Details in allgemeine Notizen aufnehmen, soweit dies nicht erforderlich und rechtlich vorgesehen ist.
• Synchronisierung und Nachvollziehbarkeit: zufällige Installationskennung, Änderungsereignisse, Revisionen, Zeitpunkte und kontobezogene Audit- und Sitzungsereignisse.
• Technischer Betrieb: IP-Adresse zur Übertragung und zeitweiligen Missbrauchsbegrenzung; technische Anfragekennungen, registrierte Routenvorlagen, Statuscodes, Antwortzeiten und Fehlerzähler. Die Anwendung protokolliert hierfür keine vollständigen Anfrageinhalte, Passwörter oder Sitzungstokens.
• Support: die von dir in einer Anfrage mitgeteilten Kontaktangaben und Inhalte.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient der Anmeldung, Zeiterfassung, Berechnung und Anzeige von Zeitkonten, Verwaltung von Abwesenheiten, Prüfung von Monatsabschlüssen, Erstellung berechtigter Nachweise, Synchronisierung sowie der Sicherheit und dem technischen Support.

Wir verarbeiten die erforderlichen Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen zur Erfüllung unserer Arbeitgeberpflichten, insbesondere nach § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) und § 8 Urlaubsgesetz (UrlG), soweit diese Vorschriften auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis anwendbar sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anwendung. Die Sicherung des Zugangs, die Abwehr von Missbrauch, die technische Fehlerbehebung und die Bearbeitung allgemeiner Supportanfragen dienen dem berechtigten Interesse an einem sicheren und verlässlichen Betrieb sowie der Beantwortung von Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Kontaktanfrage unmittelbar ein Vertragsverhältnis betrifft, erfolgt die Bearbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Abwesenheiten als krankheitsbedingt gekennzeichnet werden, handelt es sich auch ohne Diagnose um Gesundheitsdaten. Solche Angaben dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten und zur Abwicklung der Entgeltfortzahlung erforderlich und rechtlich zulässig ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 8 Angestelltengesetz beziehungsweise § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz, je nach Beschäftigungsverhältnis. Eine pauschale Einwilligung der Beschäftigten wird dafür nicht unterstellt. Diagnosen oder medizinische Einzelheiten gehören nicht in allgemeine Freitextfelder. Der Zugriff richtet sich nach den beschriebenen Rollen- und Berechtigungsgrenzen.

4. Speicherung auf dem Gerät und Systemfunktionen

Für den Offlinebetrieb speichert die mobile App Daten und noch nicht synchronisierte Änderungen lokal in einer verschlüsselten Datenbank. Zugangsdaten für Sitzungen und lokale Schlüssel werden über den geschützten Speicher des Betriebssystems verwaltet. Nicht synchronisierte Änderungen können bei Deinstallation oder Verlust des Geräts verloren gehen.

Zum Speichern oder Teilen angeforderte PDF- und Excel-Nachweise werden kurzzeitig im privaten Dateicache bereitgestellt. Bewusst außerhalb der App gespeicherte oder weitergegebene Kopien unterliegen danach dem gewählten Speicher beziehungsweise Empfänger.

Chronos kann lokale Erinnerungen, Widgets und auf unterstützten iOS-Geräten eine Live Activity anzeigen. Die Einstellungen sind getrennt steuerbar; ein generischer Live-Activity-Status ist standardmäßig aktiviert. Eine Anzeige kann Informationen auf dem Sperrbildschirm sichtbar machen. Du kannst diese Funktionen in den App- beziehungsweise Systemeinstellungen steuern. Es werden keine biometrischen Merkmale durch Chronos erhoben.

5. Zugriff, Dienstleister und Übermittlungen

Zugriff innerhalb deines Unternehmens richtet sich nach Mandant, Rolle und Mitarbeiterzuordnung. Berechtigte HR- und Managementkonten können im vorgesehenen Umfang Beschäftigtendaten verwalten und prüfen. Technischer Betreiberzugriff ist für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung beschränkt erforderlich.

Die Server- und Maildienste für Chronos werden bei netcup am Standort Wien, Österreich, betrieben. Diese Standortangabe bezieht sich auf die gebuchten Server- und Maildienste; gesonderte Sicherungskopien des Betreibers sind im Abschnitt zu Zugriff und Aufbewahrung beschrieben.

Für das Serverhosting sowie für E-Mail-Versand und das Supportpostfach setzen wir die netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland, als Auftragsverarbeiter ein. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auf dem Anwendungsserver werden die beschriebenen Konto-, Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten verarbeitet. Beim E-Mail-Dienst werden die für Versand und Bearbeitung erforderlichen Adressen und Nachrichteninhalte verarbeitet. Nach der vereinbarten Unterauftragnehmerliste kann netcup die Anexia Holding GmbH in Österreich sowie die Anexia Cloud Solutions GmbH in Österreich und Deutschland für Unterstützungsleistungen, Infrastruktur und Personal einsetzen. Die Verarbeitungsorte richten sich nach den gebuchten Leistungen und vertraglichen Weisungen; für unsere Server- und Maildienste ist Wien vereinbart. Diese Angaben sind keine Zusicherung, dass sämtliche weiteren Verarbeitungsvorgänge, etwa die gesonderte Nutzung von Apple TestFlight oder selbst gewählten E-Mail- und Freigabeempfängern, ausschließlich in Österreich stattfinden. In die Zeiterfassungsanwendung sind keine zusätzlichen Werbe-, Analyse- oder externen Crashreportingdienste eingebunden.

Wenn du eine Betaversion über Apple TestFlight nutzt, verarbeitet Apple zusätzlich Testdaten und teilt insbesondere Absturzprotokolle, Nutzungsinformationen und eingereichtes Feedback mit uns als App-Anbieter. Dabei können auch Name und E-Mail-Adresse enthalten sein. Diese Datenverarbeitung erfolgt zusätzlich zum Betrieb der Zeiterfassung. Einzelheiten erläutert Apple unter TestFlight und Datenschutz.

Betriebliche Sicherungskopien können vom Betreiber verschlüsselt auf einen geschützten Rechner heruntergeladen werden. Die Auswahl der Zugriffsberechtigten und die weitere geschützte Aufbewahrung liegen beim Verantwortlichen.

6. Aufbewahrung und Löschung

Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Nachweisdaten bewahren wir so lange auf, wie sie für die Durchführung und Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses, die Abrechnung oder die Erfüllung anwendbarer gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Darüber hinaus werden Daten nur aufbewahrt, soweit sie für die Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche erforderlich sind. Für steuerrechtlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Belege gilt § 132 Bundesabgabenordnung: sieben Jahre ab dem maßgeblichen Kalenderjahresende, bei anhängigen Abgabenverfahren gegebenenfalls länger. Diese Frist gilt nicht pauschal für sämtliche Gesundheitsangaben, Supportanfragen oder technischen Protokolle. Kontaktanfragen bleiben bis zum Abschluss ihrer Bearbeitung gespeichert; danach nur bei erforderlicher gesetzlicher Aufbewahrung oder konkreter Anspruchsverfolgung. Nach Wegfall dieser Zwecke veranlasst der Verantwortliche die Löschung beziehungsweise, soweit Nachweise erhalten bleiben müssen, die Beschränkung der Verarbeitung. Eine automatische fristgesteuerte Löschung der Fachdaten und Supportmails ist derzeit nicht eingerichtet. Löschungen und das Auslaufen von Sicherungskopien werden daher durch den Verantwortlichen geprüft und veranlasst.

Die technische Sicherung bewahrt derzeit den letzten erfolgreichen Stand der 14 neuesten Sicherungstage sowie zusätzliche Monats- und Jahresstände auf. Jahresstände haben in der derzeitigen technischen Konfiguration keine automatische Altersobergrenze. Eine Löschung in der aktiven Datenbank entfernt Daten deshalb nicht sofort aus allen Sicherungskopien. Für Sicherungen und heruntergeladene Kopien ist ein abgestimmtes Löschverfahren erforderlich.

Die Missbrauchsbegrenzung hält IP-bezogene Zähler zeitweise vor; Kontobegrenzungen verwenden einen geschützten Hash der E-Mail-Adresse für ein 15-Minuten-Fenster. Technische Containerlogs werden nach Größe rotiert; daraus ergibt sich keine feste Aufbewahrungsdauer in Tagen.

7. Diese Website und die Webanmeldung

Die öffentlichen Seiten setzen selbst keine Cookies und verwenden keine Analyse- oder Werbeskripte oder extern geladenen Schriftarten. Das Kontaktformular verwendet ein lokal bereitgestelltes Skript, um E-Mail-Adresse und Nachricht an den eigenen Server zu übermitteln. Die Anfrage wird per E-Mail an den Chronos-Support weitergeleitet, nicht in der Zeiterfassungsdatenbank gespeichert. IP- und absenderbezogene Begrenzungen schützen den Versand; es wird kein externer CAPTCHA-Dienst eingesetzt. Beim Aufruf werden die für eine Internetverbindung notwendigen Daten verarbeitet. Bereits für die Webanmeldung vorhandene Cookies können je nach Domain und Pfad vom Browser mitgesendet werden. Der Formularversand verwendet diese Anmeldedaten nicht. Die zentrale Webserverkonfiguration führt keine Zugriffsprotokolle; minimierte technische Betriebs- und TLS-Ereignisse können anfallen.

Die getrennte, angemeldete Chronos-Webanwendung verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitscookies sowie lokale Browsermechanismen zur Koordination von Anmeldezuständen zwischen Tabs. In der geprüften App sind keine Werbe-SDKs oder Funktionen zur Verknüpfung mit fremden Daten für personalisierte Werbung vorhanden.

8. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine tatsächlich erteilte Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wende dich an den oben genannten Verantwortlichen beziehungsweise an dein Unternehmen. Technische Unterstützung erhältst du unter chronos@lerchster.tech. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte anderer Personen können eine Löschung begrenzen.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der österreichischen Datenschutzbehörde: www.dsb.gv.at.

9. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen

Ein freigeschaltetes Konto und die für die Zeiterfassung nötigen Angaben sind Voraussetzung für die Nutzung. Ohne diese Daten können die jeweiligen Funktionen nicht bereitgestellt werden. Welche Angaben dein Unternehmen arbeitsrechtlich verlangen darf oder muss, erläutert der Verantwortliche.

Chronos berechnet Zeitkonten und unterstützt Freigaben. Es trifft selbst keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Beschäftigte. Fachliche Prüfungen und Freigaben erfolgen durch die berechtigten Personen.